안녕하세요
오늘은 신입사원분들이라면 반드시 알아야하는 사내 전화예절 및 다양한 전화기능을 소개해드리겠습니다.
먼저 전화받을 때 단계별로 반드시 숙지해야하는 사항에 대해 간략하게 정리해보도록 하겠습니다.
1. 전화 받기 예절
전화를 걸고 받을 때는 본인의 신분을 정확하게 얘기하고 본론으로 들어가는 것이 중요합니다. 같은 회사 내에서 온 전화라면 본인이 소속된 팀과 이름을 밝히고, 회사 외부에서 온 전화라면 회사면, 소속팀, 이름을 밝히는 것이 좋습니다.
사내 전화 : 안녕하세요, ㅇㅇ 팀 ㅇㅇㅇ 입니다.
외부 전화 : 안녕하세요 ㅇㅇ회사 ㅇㅇ 팀 ㅇㅇㅇ입니다.
2. 전화 받는 중 예절
전화를 통해 들은 말은 잊어버리거나 명확하지 않을 수 있기 때문에 관련 내용을 메모해두는 습관이 필요합니다.
3. 전화 끊기 예절
보통은 전화를 건 쪽이 먼저 끊는 것이 기본 에티켓입니다. 대화가 끝나고 나서 바로 끊지 않고 몇 초간 간격을 두고 상대방이 추가로 얘기할 사안이 없다는 것을 확인한 후에 "감사합니다" 등의 끝맺음 말로 전화를 마치는 것이 좋습니다.
다음은 회사 전화에서 사용하는 기능에 대해 알아보겠습니다.
일반적으로 사용하는 핸드폰과 달리 회사 전화에는 버튼이 다양하게 있음을 알 수 있는데요, 그 중에서도 업무를 하면서 유용하게 가장 많이 쓸 수 있는 당겨받기 와 돌려주기에 대해 알아보도록 하겠습니다.
당겨받기
당겨받기는 팀 내 다른 사람의 자리에서 울리는 전화를 내 전화기로 받을 수 있는 기능입니다. 전화가 오는 자리가 비어있을 때, 혹은 다른 업무를 보고 있는 중일 때 간편하게 대신 전화를 받도록 해주는 아주 유용한 기능입니다. 이제 막 입사한 신입사원이라면 당겨받기의 타이밍을 정확하게 파악하는게 상당히 힘든데요, 보통은 전화가 3번이상 울린다면 바로 당겨받는 것이 좋습니다.
당겨받기는 처음에는 생소하고 어려울 수 있지만 익숙해지면 정말 유용한 기능입니다. 당겨받기는 하는 방법도 아주 간단합니다.
1. 수화기를 든다
2. 당겨받기 버튼을 누른다
앞서 말씀드린 것처럼 이 때에는 특히 더 본인의 신분을 명확하게 밝히는 것이 중요합니다. 그리고 담당자가 아님을 밝히기 위해 "대신 받았습니다. ㅇㅇ 팀 ㅇㅇㅇ입니다." 이렇게 전화를 시작하는 것도 좋은 태도가 될 수 있습니다. 당겨받기를 통해 전화를 대신 받았을 때 담당자에게 전달해야하는 내용이 있다면 반드시 메모해 두고 관련 내용을 전달하여 소통에 문제가 없도록 해야합니다.
2. 돌려주기
돌려주기는 당겨받기와 반대로 내 자리에서 온 전화를 다른 사람에게 전달할 수 있는 기능입니다. 당겨받기를 하고 나서 해당 담당자가 돌아왔을 때 다시 전화를 돌려주는 용도로 사용하기도 합니다. 돌려주기를 하는 방법은 전화기마다 약간씩 다르긴 하지만 기본적으로는 다음과 같습니다.
1. 수화기를 든다.
2. 돌려주기 버튼을 누른다
3. 담당자의 내선 번호를 누른다.
4. 담당자에게 잘 연결되었는지 확인 후 전화기를 내려놓는다.
처음에 전화를 받는것이 익숙하지 않을 수 있지만, 기본적인 에티켓과 전화 사용 방법을 숙지하여 회사생활을 잘 하는 신입사원이 될 수 있으면 좋겠습니다. :)
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